实用工具丨常用劳动人事表单指引及示例 中国经济管理大学 企业在人力资源管理过程中，需要使用到各种劳动人事表格和单据。如何让这些表格和单据符合法律的规定？如果在实际操作切实实现书面化管理？在本章的表单里，读者可以了解以下重要法律要点： 1.员工招聘类的表单设计应特别注意法律风险的防范。企业安排员工填写自身情况的时间应在正式入职之前。在表格和单据中对员工提供虚假信息进行必要的提醒和警示，非常必要。试用期的录用条件要在应聘须知、入职手册、劳动合同或员工手册等文本中有所具体体现。 2.合同变更类的表单设计应注意确认双方主体的自愿。企业和员工协商一致，可以在法律允许的范围内自由和自愿地变更劳动合同。劳动合同特定的情形下，劳动合同变更也可以基于法律的直接规定由企业单方进行。企业单方变更劳动合同需要向员工书面说明理由和依据。 3.合同终止类的表单设计应注意切实有效防范法律风险。终止类的表单要区分合同终止的类型，不同类型的终止需要企业相应承担的法律责任和经济补偿金成本各有不同。劳动合同到期后企业不降低约定条件，而员工不同意续订合同的，企业无需支付经济补偿金。 4.合同解除类的表单设计应注意区分解除的种类和性质。劳动合同的解除分为协商解除和单方解除。协商解除中不同主体提出动议导致的法律后果不同。员工行使单方解除权的实体要求和程序要求明显宽松于企业行使单方解除权。解除合同通知书送达员工后方为有效。  一、员工招聘类表单指引及示例 （一）表单使用指引 Step1.编写招聘计划，应聘者填写1-1.《入职申请表》 入职环节比较重要的涉及法律风险的文本是《入职申请表》，可以确认和留存员工入职时的相关资讯，若以后出现虚假信息也可以此为由解除劳动合同。并在以后向员工发出重要文本时，若不能知悉其客观联络地址，可以直接送达本表填写地址而免除相关责任。 Step2.向拟聘用者发出1-2.《录用通知书》 对于符合招聘条件且愿意录用的人员，公司安排入职体检，并在体检合格后发出《录用通知书》，告知其公司录用意向以及报到时间。为了防止以后员工不到职的潜在风险，双方可以在《录用通知书》中约定违约金。[1] Step3.与拟聘用者签订劳动合同 对于按时报到的拟聘者，在查验相关身份证明、资历证明、退工证明（或应届生派遣证明）后，及时与其订立劳动合同。由于不订立书面劳动合同，公司将面临巨大法律风险，建议公司在该拟聘者报到时即与之订立劳动合同。 （二）表单示例 1-1．入职申请表 应聘者姓名： 填表日期：
特别说明： 1、本人承诺上表所填事项均详实可靠，愿接受公司对表内资料的核实，如有虚假、隐瞒或故意遗漏而导致公司与本人订立劳动合同的，公司有权解除劳动合同。 2、本人承诺本人联系地址与紧急联络人联络方式如有变更，应在3日内及时通知公司，而在此期间或之后因未变更相关联络方式导致相关文书不能送达的，相关责任和法律后果由本人承担。 1-2．录用通知书 先生/小姐： 鉴于您提供的入职申请资料和您所获得的面试成绩，经人力资源部核定，并报总经理确认，公司决定录用您来公司工作。您所任职位为，薪资待遇为 ，工作地点为 ，报到日期为 ，订立劳动合同的期限为 年。 如果您接受本公司的录用，请在收到本通知书以后5日内将签署后的本通知书原件寄送/影印件传真回本公司。如您在3日内未回寄/传本通知书原件本/影印件，公司将视作您放弃该职位。 如您签署了本通知并回馈给公司，而又未在本通知确定的日期前报到，将承担本职位 个月薪资的违约金。如您签署了本通知并回馈给公司，而公司不能在本通知确定的日期接受您的报到，将承担本职位 个月薪资的违约金。 本通知书的生效前提是1、您提供的入职申请资料真实、客观、完整，以及2、您具备胜任本职位的身体健康状况。 本次录用联络人：人力资源部招聘专员 ×× 联系方式： ××有限公司（人力资源部） 年 月 日 回传签名处 年 月 日 二、合同变更类表单指引及示例 （一）表单使用指引 Step1. 确认劳动合同变更的类型 判断劳动合同变更的类型，属于员工本人提出变更动议，还是属于公司因生产经营客观情况需要变更。如果是前者，则风险相对较小，如果是后者，则风险相对较大。 Step2. 就变更事项与员工进行协商 就变更事项与员工进行协商，并达成一致意见。如果不能一致意见，则按原劳动合同约定继续履行。对于出现法定的1、员工不能胜任工作；2、医疗期满不能从事原工作；3、客观情况发生重大变化；4、转产、技术革新等裁员；等法定情形时，可以按照公平合理原则，单方变更劳动合同。 Step3. 发出2-1、《劳动合同变更书》或2-2、《劳动合同变更通知书》 如果双方能协商一致，可以就协商一致的内容纳入《劳动合同变更书》，双方签字后即生效。若不能协商一致，但公司可以依法单方面变更劳动合同的，发出《劳动合同变更通知书》，交由员工签收后即发生效力。 （二）表单示例 2-1．劳动合同变更书 经甲乙双方协商一致，对 年 月 日双方订立的劳动合同作如下变更。 劳动合同变更的内容： 甲方： （签字盖章） 年 月 日 乙方： （签字盖章） 年 月 日 注：本劳动合同变更书一式两份，甲乙各持一份，同等有效。 2-2．劳动合同变更通知书 _________先生/小姐： 依据《劳动合同法》第40条第○1 /○ 2 /○ 3款之规定 / ○第41条第1款第3项之规定，公司决定对您于 年 月 日与公司订立的劳动合同作如下变更。 劳动合同变更的内容： 特此通知 ××有限公司 _____年_____月_____日 三、合同终止类表单指引及示例 （一）表单使用指引 Step1. 确认合同即将到期 一般应提前30-45天作此准备工作，或是在每月固定日整理员工劳动合同档案，关注最近到期员工劳动合同。 Step2. 向部门长发送3-1.《劳动合同到期征求意见书》 员工是否胜任工作以及是否需要该员工继续工作，作为代表公司直接使用和管理该员的部门长具有最大的发言权，征求其对该员工是否应当续订的意见，已决定公司应当对该员工续订采取的态度。 Step3. 向员工发送3-2.《劳动合同到期续订劳动合同意向书》 征求员工意见，有两方面的考虑：一是尊重员工意见，体认其对续订劳动合同的意愿；二是如果员工本人不愿续订，则无需支付经济补偿金。 Step4. 综合两份意见书反馈情况，进行如下操作： 如果公司和员工均同意续订，直接与员工完成续订； 如果公司不同意续订，员工同意，则向其发出3-3.《劳动合同到期终止通知书》（公司通知终止），交由其签收后劳动合同终止，办理离职手续； 如果公司和员工均不同意续订，向向其发出3-4.《劳动合同到期终止通知书》（员工通知终止），交由其签收后劳动合同终止，办理离职手续。 说明：以上处理主要针对劳动合同到期终止的情形，如果劳动合同终止是属于2.劳动者开始依法享受基本养老保险待遇的；3.劳动者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的；4.用人单位被依法宣告破产的；5.用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散的；6.法律、行政法规规定的其他情形。等情形的，则发出3-5.《劳动合同终止通知书》（其他情形终止），并办理相关手续。 （二）表单示例 3-1．劳动合同到期处理征求意见书 _________部门长： ××公司与_________ 部员工_________订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），即将届满。公司是否与该员工续签劳动合同，请您批注意见，管理部将按照您的意见，根据相关规定按程序办理。 根据该员工合同期内的工作表现，批注意见如下： ○ 该员工合同期内工作表现 ○ 优秀 ○ 良好，遵守公司各项规章制度，竭诚操守业务，同意续订劳动合同，续签的劳动合同按照公司规定办理。 ○ 该员工表现不适合本公司工作，不同意续签劳动合同，相关手续按照公司规定办理。 其它意见：需要写出《工作总结》 其他意见：________________________________________ 部门长签名：________ 3-2．劳动合同到期续订劳动合同意向书 _________先生/小姐： ××公司与_________ 部员工_________订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），即将届满。根据国家和地方法律、法规、政策以及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，公司同意与您不降低该到期劳动合同约定条件续订劳动合同，届时由管理部与你办理续签手续。请你于收到此《意向书》后十天之内填妥回执意见并归还管理部，逾期将视为本人不同意与公司续签劳动合同。 特此通知 ××有限公司 _____年_____月_____日 _______________________________________________________________________________ 劳动合同到期续订劳动合同意向书回执意见 ××公司与_________ 部员工_________订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），即将届满。根据国家与地方法律、法规、政策以及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，公司同意与您不降低该到期劳动合同约定条件续订劳动合同，届时由管理部与你办理续签手续。请你于收到此《意向书》后十天之内填妥回执意见并归还管理部，逾期将视为本人不同意与公司续订劳动合同。 本人意见： ○ 同意续订 ○ 不同意续订 部门：__________ 工号：__________签名：__________ 日期：__________ 3-3．劳动合同到期终止的通知 （适用于劳动合同期满企业提出终止的情况） _________先生/小姐： ××公司与_________ 部员工_________订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），即将届满。根据国家和地方相关法律、法规、政策以及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，依法与您终止劳动合同，届时由公司管理部通知办理相关的离职手续。 特此通知 ××有限公司 _____年_____月_____日 3-4．劳动合同到期终止的通知 （适用于劳动合同期满员工提出终止的情况） _________先生/小姐： ××公司与_________ 部员工_________订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），即将届满。根据国家和地方相关法律、法规、政策以及劳动合同的相关约定，经公司管理层批准，依法与您在不降低该到期劳动合同约定条件续订劳动合同，但由于您本人提出不愿续订，故您的合同将至______年______月______日终止，届时由公司管理部通知办理相关的离社手续。 特此通知 ××有限公司 _____年_____月_____日 3-5．劳动合同到期终止的通知 （适用于其他终止的情形） _________先生/小姐： ××公司与_________ 部员工_________订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），符合《劳动合同法》第44条规定的 ○ 劳动者开始依法享受基本养老保险待遇的； ○ 劳动者死亡，或者被人民法院宣告死亡或者宣告失踪的； ○ 用人单位被依法宣告破产的； ○ 用人单位被吊销营业执照、责令关闭、撤销或者用人单位决定提前解散的； ○ 法律、行政法规规定的其他情形。 故您的合同将至______年______月______日终止，届时由公司管理部通知办理相关的离社手续。 特此通知 ××有限公司 _____年_____月_____日 四、合同解除类表单指引及示例 （一）表单使用指引 Step1. 确认劳动合同解除的类型 员工离职类型除了上述劳动合同终止外，主要是涉及劳动合同的解除。劳动合同的解除，分为协商解除和单方解除两种。其中单方解除又可具体分为企业单方解除（过失性解除、非过失性解除、经济性裁员）和员工单方解除（提前30天解除、过失性解除）。 Step2. 根据不同合同解除类型，作好证据备档 如果是协商解除劳动合同，分为员工动议协商和企业动议协商解除；其中前者无需支付经济补偿金，但是最好保留员工动议的相关证明； 如果是企业单方解除劳动合同，过失性解除需要举出能证明员工存在过失的相关证据；非过失性解除需要举出能证明员工属于非过失情形的相关证据；经济性裁员则需要举出证明裁员符合法定情形的相关证据； 如果是员工单方解除劳动合同，员工需要提前30天提交解除劳动合同书；若是因企业过失解除劳动合同，则需要员工举出相关证据，否则企业可以以缺勤、旷工等违反规章制度之理由对其进行处分或解除劳动合同。 Step3. 征求工会意见 此步骤仅只涉及企业单方解除劳动合同。此种情形下，企业应当就本次解除行为事先将理由通知工会，并征求工会的意见。企业应当研究工会的意见，并将处理结果书面通知工会。 Step4. 根据解除合同类型发出《解除劳动合同书》（4-1.4-2.4-3.）和4-4.《解除劳动合同确认书》） 如果是协商解除劳动合同，视情形分别制作4-1.《解除劳动合同书》（员工动议协商）和4－2、《解除劳动合同书》（企业动议协商）； 如果是企业单方解除劳动合同，制作4-3.《解除劳动合同书》（企业单方解除）； 如果是员工单方解除劳动合同，制作4-4.《解除劳动合同确认书》（员工单方解除）。考虑到企业存在过失性的可能性以及表单设计对员工的错误引导，在员工说明理由一栏，可以去除“过失性解除”选项。 （二）表单示例 4-1．解除劳动合同书 （适用于员工动议协商解除的情形） _________先生/小姐： 依据《劳动合同法》第36条的相关规定，您于_______年_____月_____日与××公司提出协商解除此前××公司与您订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），公司予以同意。 经协商一致后，您的劳动合同于_______年_____月_____日解除。 您需要结算以下薪资和补偿金事项： 1、 您薪资结算至_______年_____月_____日；计______元； 2、 此种情形下公司不需要支付经济补偿金。 您需要办理以下交接手续： 1、____________________________________； 2、____________________________________； 3、____________________________________。 以上事宜完成后，按照公司离职规定办理离职手续。 ××有限公司 _____年_____月_____日 注：本劳动合同解除书一式两份，甲乙各持一份，同等有效。 4-2．解除劳动合同书 （适用于企业动议协商解除的情形） _________先生/小姐： 依据《劳动合同法》第36条的相关规定，××公司于_______年_____月_____日与您提出协商解除此前您与××公司订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日），您予以同意。 经协商一致后，您的劳动合同于_______年_____月_____日解除。 您需要结算以下薪资和补偿金事项： 1、您薪资结算至_______年_____月_____日；计______元； 2、此种情形下公司需要支付给您相当于_____月工资的经济补偿金，计______元。 您需要办理以下交接手续： 1、____________________________________； 2、____________________________________； 3、____________________________________。 以上事宜完成后，按照公司离职规定办理离职手续。 ××有限公司 _____年_____月_____日 注：本劳动合同解除书一式两份，甲乙各持一份，同等有效。 4-3．解除劳动合同书 （适用于企业单方解除的情形） _________先生/小姐： 依据《劳动合同法》相关规定，××公司依法解除此前您与××公司订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日）。 解除您的理由是： 1、过失性解除 ○ 在试用期间被证明不符合录用条件的； ○ 严重违反公司的规章制度的； ○ 严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的； ○ 员工同时与其他用人单位建立劳动关系，对完成本公司的工作任务造成严重影响，或者经用人单位提出，拒不改正的； ○ 因《劳动合同法》第二十六条第一款第一项规定的情形致使劳动合同无效的； ○ 被依法追究刑事责任的。 2、非过失性解除 ○员工患病或者非因工负伤，在规定的医疗期满后不能从事原工作，也不能从事由公司另行安排的工作的； ○ 员工不能胜任工作，经过培训或者调整工作岗位，仍不能胜任工作的； ○ 劳动合同订立时所依据的客观情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行，经公司与员工协商，未能就变更劳动合同内容达成协议的。 3、经济性裁员 ○ 依照企业破产法规定进行重整的； ○ 生产经营发生严重困难的； ○ 公司转产、重大技术革新或者经营方式调整，经变更劳动合同后，仍需裁减人员的； ○其他因劳动合同订立时所依据的客观经济情况发生重大变化，致使劳动合同无法履行的：___________________________________。 您的劳动合同于_______年_____月_____日解除。 您需要结算以下薪资和补偿金事项： 1、您薪资结算至_______年_____月_____日；计______元； 2、此种情形下： ○ 公司需要支付给您相当于_____月工资的经济补偿金，计______元。 ○ 公司不需要支付经济补偿金。 您需要办理以下交接手续： 1、____________________________________； 2、____________________________________； 3、____________________________________。 以上事宜完成后，按照公司离职规定办理离职手续。 ××有限公司 _____年_____月_____日 注：本劳动合同解除书一式两份，甲乙各持一份，同等有效。 4-4．解除劳动合同确认书 （适用于员工单方解除的情形） _________先生/小姐： 依据《劳动合同法》相关规定，您于______年_____月_____日提出解除此前××公司与您订立的劳动合同（合同期限：______年_____月_____日至_______年_____月_____日）。 您说明的解除理由是： 1、过失性解除（考虑到对员工的引导性，此项可据企业需要去除） ○ 公司未按照劳动合同约定提供劳动保护或者劳动条件的； ○ 公司未及时足额支付劳动报酬的； ○ 公司未依法为劳动者缴纳社会保险费的； ○ 公司的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的； ○ 因《劳动合同法》第二十六条第一款规定的情形致使劳动合同无效的； ○法律、行政法规规定员工可以解除劳动合同的其他情形： ________________________________________ ○ 用人单位以暴力、威胁或者非法限制人身自由的手段强迫劳动者劳动的，或者用人单位违章指挥、强令冒险作业危及劳动者人身安全的，劳动者可以立即解除劳动合同，不需事先告知用人单位。 2、预告解除 ○ 劳动者提前三十日以书面形式通知用人单位，可以解除劳动合同； ○ 劳动者在试用期内提前三日通知用人单位，可以解除劳动合同。 您的劳动合同于_______年_____月_____日解除。 您需要结算以下薪资和补偿金事项： 1、您薪资结算至_______年_____月_____日；计______元； 2、此种情形下： ○ 公司需要支付给您相当于_____月工资的经济补偿金，计______元。 ○ 公司不需要支付经济补偿金。 您需要办理以下交接手续： 1、____________________________________； 2、____________________________________； 3、____________________________________。 以上事宜完成后，按照公司离职规定办理离职手续。 ××有限公司 _____年_____月_____日 五、仲裁申请书及起诉书指引及示例 （一）仲裁申请书及起诉书使用指引 Step1. 确认是否申请仲裁 根据劳动争议的具体情况，决定是否需要申请劳动仲裁。对于员工违法解除劳动合同（比如未提前30天通知等）主张赔偿金、未按照培训服务期协议和竞业限制协议支付违约金等情形，企业可以自行决定是否需要向所在地劳动争议仲裁委员会申请劳动仲裁。 Step2. 发出5-1.劳动争议仲裁申诉书 向所在地劳动争议仲裁委员会发出劳动争议仲裁申请书和证据清单，并按照劳动争议仲裁委员会的要求提交副本。等候劳动争议仲裁委员会发出传票或出庭通知，并做好准备。庭审后，劳动争议仲裁委员会会根据庭审情况，作出劳动争议仲裁委员会裁决书。 Step3. 对劳动争议仲裁结果不服的，可以在法定期限内提起诉讼 如果不服劳动争议仲裁委员会裁决书的裁决内容，可以在规定时间内向所在地的基层人民法院提起诉讼，并提交5-2.劳动争议起诉状和证据清单。同时按照人民法院要求提交副本。等候人民法院发出传票和出庭通知，并做好准备。庭审后，人民法院会根据庭审情况，作出一审判决书。 Step4.对一审判决书不服的，还可以在法定期限内提起上诉 如果不服基层人民法院一审判决书的判决内容，可以在规定时间内向该基层人民法院对应的中级人民法院提起上诉，并提交5-3.劳动争议上诉状和证据清单。同时按照人民法院要求提交副本。等候人民法院发出传票和出庭通知，并做好准备。庭审后，人民法院会根据庭审情况，作出二审（终审）判决书。 （二）仲裁申请书及起诉书示例 5-1．劳动争议仲裁申诉书
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